Hasta el 31 de marzo y de acuerdo con la Ley de Compañías, en Ecuador se deberá realizar la Junta General Ordinaria, al menos una vez al año, dentro de los tres meses posteriores a la finalización del ejercicio económico de la compañía.
A continuación, presentamos un resumen de los principales aspectos a tomar en cuenta de la Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2022-0010 de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (en adelante SCVS) emitida el 21 de junio de 2022, con respecto a su celebración:
Para efectos de este Topmemo, los términos “socios” y “accionistas” serán referidos como “accionistas”. Así también, los términos “Juntas Generales” y “Asambleas de Accionistas” serán referidas conjuntamente como Asambleas.
Según la Doctrina Societaria No. 136, emitido por la SCVS, establece que lo que prevalece en una Asamblea Ordinaria es el objeto de esta, mas no la fecha en que se celebra (su temporalidad). Por lo tanto, si una Asamblea Ordinaria se celebra fuera de los tres primeros meses del año, no dejará de ser Ordinaria. Sin perjuicio a lo anterior, la compañía estará obligada a remitir a la SCVS, dentro del primer cuatrimestre de cada año, los estados financieros, informes del representante legal, comisarios/fiscalización y de auditoría externa (los dos últimos, de ser el caso).
Quórum de Asistencia y Votaciones
Compañía de Responsabilidad Limitada: Las compañías de responsabilidad limitada requerirán que asista más de la mitad del capital social para dar inicio a la Junta General de Socios. Las resoluciones se tomarán por la mayoría absoluta de socios presentes.
Compañía Anónima: Las compañías anónimas constituirán Juntas Generales de Accionistas cuando concurra al menos el 50% del capital pagado. Las decisiones serán tomadas mediante mayoría de votos del capital pagado concurrente.
Sociedad por Acciones Simplificada: Las sociedades por acciones simplificadas se constituirán en Asamblea de Accionista con la presencia de al menos el 50% del capital social con derecho a voto. Las resoluciones se adoptarán con la mitad más uno del capital presente en la Asamblea, salvo disposición en contrario del estatuto social.
En el acta de Asamblea se proclamarán los resultados de votación, dejándose constancia de los votos a favor y votos en contra. Los votos en blanco y las abstenciones se sumarán a la mayoría numérica.
Puntos de La Asambleas Ordinarias
- Conocer las cuentas, estados financieros, informes de administradores y comisarios (de existir) e informes de auditoría externa (de ser procedente);
- Fijar la retribución de comisarios, administradores e integrantes de los organismos de administración y fiscalización, cuando estas no estuvieren determinadas en el estatuto social o su señalamiento no correspondiera a otro organismo o funcionario;
- Resolver acerca de la distribución de los beneficios sociales;
- Cualquier otro asunto puntualizado en el orden del día, de acuerdo con la convocatoria a Asamblea Ordinaria, bajo pena de nulidad.
Excepción: durante una Asamblea, cualquier accionista podrá mocionar que se remueva a un administrador. Este punto puede no constar en el orden del día ni en la convocatoria.
Convocatoria a Asamblea Ordinaria
La convocatoria se realizará con cinco días de anticipación, a menos que el estatuto social establezca un plazo mayor. Es decir, si la Asamblea Ordinaria se celebrará el lunes 11 de marzo de 2024, se convocará a los accionistas el 06 de marzo de 2024. Si la compañía cotiza en bolsa, deberá convocarse a los accionistas con 21 días de anticipación.
La convocatoria se realizará mediante correo electrónico. El estatuto social podría establecer formas complementarias para notificar a los accionistas con la convocatoria a Asamblea Ordinaria (ejemplo: por prensa). En estos casos, se tendrá que notificar a los accionistas mediante: 1) correo electrónico y 2i) mediante la forma o formas complementarias establecida en el estatuto social. La medida complementaria se materializará el mismo día que se envíe el correo electrónico conteniendo la notificación de convocatoria a Asamblea Ordinaria.
Contenido de la Convocatoria
La convocatoria a Asamblea Ordinaria contendrá, por lo menos, lo establecido en el Artículo 3 del Reglamento de Juntas Generales de Socios y Accionistas de Compañías:
- Llamamiento a los accionistas, comisarios y órganos de fiscalización;
- Fecha, hora, y lugar (enlace de acceso en caso de ser telemática) de la Asamblea Ordinaria;
- Orden del día propuesto claramente;
- Establecer claramente:
Cómo los accionistas podrán ejercer el derecho a: 1) solicitar información respecto a los puntos a tratarse (que podría resultar en el diferimiento de la Asamblea Ordinaria) y 2) a incluir puntos en el orden del día (hasta 5 puntos adicionales);
El correo electrónico al cual se deberá enviar la forma de consignación de los votos (para los accionistas que asistan telemáticamente);
Correo electrónico al cual se deba enviar el instrumento de representación;
- Nombres, apellidos, firma (electrónica o manuscrita) y cargo de persona que realiza la convocatoria de conformidad con el estatuto social y la Ley;
- Establecer que los estados financieros, informes de gestión e informes de órganos de fiscalización (de existir) estarán a disposición de los accionistas en las oficinas de la compañía con 5 días de anticipación a la Asamblea Ordinaria (21 días de anterioridad si la compañía cotiza en bolsa). Se adjuntará toda la información referente a los temas a tratarse en la Asamblea Ordinaria en el correo electrónico que notifique a convocatoria.
Excepción: toda esta información podrá encontrarse en un repositorio digital al que se tendrá acceso mediante un enlace. Si se envía la notificación de convocatoria con el referido enlace con la anticipación correspondiente, la compañía no tendrá que poner a disposición de los accionistas los estados financieros, informes de gestión e informes de órganos de fiscalización en sus oficinas. Por lo tanto, la convocatoria no haría referencia a este punto. Únicamente se adjuntaría el enlace de acceso al repositorio digital en la convocatoria.
Comparecencia Telemática
El accionista que comparece telemáticamente dejará constancia de su asistencia mediante un correo electrónico dirigido al secretario de la Asamblea. Así también, deberán consignar la forma de votación por cada moción tratada. El correo al que se enviará esta información estará establecido en la convocatoria. Adicionalmente, la lista de asistentes establecerá qué accionistas asistieron telemáticamente.
Representación de Accionistas en Asambleas
Los accionistas podrán hacerse representar en la Asamblea por otra persona, mediante poder general o especial, ya sea instrumento público o privado. Este documento se presentará físicamente en la sesión o adjunto al correo electrónico del accionista poderdante, remitido al correo electrónico establecido en la convocatoria. Los originales se deben enviar dentro de los dos días hábiles siguientes al día de la celebración de la Asamblea. El instrumento privado de representación contendrá los mínimos establecidos en el artículo 30 del Reglamento de Juntas Generales de Socios y Accionistas de Compañías.
Las Actas de Asamblea
De cada Asamblea resultará un Acta de Asamblea que podrá extenderse y firmarse hasta 15 días posteriores a la conclusión de la Asamblea. Sin perjuicio a lo anterior, las resoluciones de Asamblea serán obligatorias desde el momento en que se adopten válidamente.
Las Asambleas deberán grabarse en soporte magnético o digital y será responsabilidad del secretario de la Asamblea incorporar el archivo informático al libro de expediente de la compañía (libro social). No será́ obligatoria la grabación magnetofónica o digital de la Asamblea cuando se trate de una Asamblea Universal, salvo que un accionista lo solicitare de manera expresa.
Asambleas Universales
Las Asambleas Ordinarias se podrán dar mediante Asambleas Universales, las cuales no requieren de convocatoria previa. Para esto, debe estar presente todo el capital social y los asistentes deben aceptar por unanimidad su celebración con carácter universal y el orden del día propuesto. Aquellos accionistas que asistan telemáticamente, además de enviar el sentido de su votación de cada moción y constancia de asistencia, establecerán su aceptación a celebrarse la Asamblea Universal al correo del presidente o secretario de la Asamblea. El acta de Asamblea y lista de asistentes serán suscritos por el presidente y secretario de la Asamblea y por todos aquellos accionistas que hayan asistido presencialmente.
Cualquiera accionista asistente puede oponerse a la discusión de los asuntos sobre los cuales no se considere suficientemente informado. En caso de optarse por una Asamblea Universal Ordinaria, para evitar cualquier diferimiento de los temas a tratarse en Asambleas Universales, se recomienda que la compañía notifique con anterioridad a los accionistas todos los documentos a tratarse en la Asamblea Ordinaria Universal. Hay que recordar que la obligación de notificación de los documentos a tratarse en Asamblea se cumple mediante la notificación de convocatoria a Asamblea Ordinaria, lo cual no ocurriría dentro de una Asamblea Universal.
Compañías Unipersonales
Cuando exista un único accionista en una compañía, este no está obligado a llevar Asambleas. Por lo tanto, las resoluciones serán tomadas por el accionista único sin necesidad de autorización, convocatoria, designación de presidenta/e o secretaria/o de Asamblea, instalación de sesión o votación alguna. El accionista único dejará constancia de las resoluciones aprobadas en el acta correspondiente firmada por este. Si el accionista único es a su vez el representante legal de la compañía, no tendrá que realizar informe de administrador. Sin perjuicio a lo anterior, la compañía deberá presentar todos los estados financieros, llevar libros sociales y asientos contables conforme a la ley.
¿Qué Hacer si no se Convoca a Asamblea Ordinaria?
Si la compañía no hubiere conocido el balance anual o no hubiere deliberado sobre la distribución de utilidades en el plazo determinado, cualquier accionista podrá solicitar a los administradores de la compañía o comisario que se convoque a Asamblea para tratar dicho objeto. Si la convocatoria no se realiza dentro de los 15 días desde realizada la solicitud, cualquier accionista podría pedir a la SCVS que convoque a Asamblea.
Por otro lado, el accionista o accionistas que representen al menos el 10% del capital social podrán pedir que el administrador u órgano que estatutariamente le corresponda, realice una convocatoria a Asamblea para tratar los asuntos que indiquen en su petición. Si el administrador rehusare hacer la convocatoria o no la hiciere dentro del plazo de 15 días, contados desde recibida la petición, estos accionistas podrán recurrir al Superintendente de Compañías, Valores y Seguros o su delegado, para que realice dicha convocatoria.
¿Si la Información/Documentación Presentada por el Administrador no Corresponde a la Situación de la Compañía?
Cualquier accionista podrá solicitar a la SCVS que intervenga designando un perito para la comprobación del balance y demás documentos presentados por el administrador. La solicitud será presentada hasta un mes después de presentado el balance y demás documentos por el administrador.
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Importante: Este TOP Memo, no es ni podrá ser usado como asesoría u opinión, en vista de que solo se trata de un documento informativo.
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