La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (en adelante “la Superintendencia”), mediante Resolución determinó que la debida diligencia se refiere al conjunto de acciones que el sujeto obligado debe desarrollar, de la manera más eficiente y diligente posible para conocer adecuadamente a los clientes, reforzando el conocimiento de aquellos que por su actividad o condición sean sensibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos y, en general, para cumplir con todas y cada una de las obligaciones establecidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, en su Reglamento General, en las presentes normas, en el Manual para la Prevención, en el Código de Ética y en sus propias disposiciones internas.
De igual manera, la Superintendencia determinó que los sujetos obligados aplicarán procedimientos reforzados de debida diligencia en los siguientes casos:
- Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios cuyos sistemas de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos no cumplan o no implementen suficientemente los estándares internacionales en esas materias; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.
- Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios considerados como paraísos fiscales, con alto nivel de secreto bancario o fiscal; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.
- Cuando los clientes sean personas políticamente expuestas en los términos previstos en esta norma.
- Cuando la fuente de riqueza provenga de actividades reconocidas como susceptibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.
- Cuando existan dudas sobre si los clientes actúan por cuenta propia, o, en su defecto, la certeza de que lo hacen por cuenta ajena.
- Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como compañías pantalla para realizar sus transacciones.
- Cuando se realicen transacciones con clientes que no han estado físicamente presentes al inicio de la relación comercial, para su identificación.
- Cuando se trate de clientes que operan en industrias y actividades de alto riesgo.
- Cuando se trate de clientes no residentes en el país.
- Cuando se trate de transacciones que de alguna forma lleven a presumir que están relacionadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo u otros delitos.
- Cuando el cliente haya sido condenado, esté siendo procesado o se encuentre bajo investigación por delitos de lavado de activos o financiamiento del terrorismo u otros delitos por parte de las autoridades competentes; ó, figure en listas internacionales sobre los citados delitos.
- Si la utilización de nueva tecnología pudiera permitir o posibilitar el anonimato de los clientes o las transacciones.
Procedimientos de Control
Para EsRoBross – TIAG International, los Sujetos Obligados deben desarrollar políticas y procedimientos de debida diligencia basadas en riesgo, enfocados en identificación o diagnóstico; medición y control; monitoreo y mitigación. Pueden aplicar medidas simplificadas de diligencia cuando identifiquen ámbitos de menor riesgo en sus clientes o usuarios. Asimismo, los Sujetos Obligados deben aplicar medidas reforzadas e incrementadas de diligencia cuando identifiquen ámbitos de mayor riesgo en sus clientes o usuarios.
En todos los casos los sujetos obligados deben asegurar que los documentos, datos o información recopilada se mantengan actualizados y relevantes según su riesgo, mediante la realización de revisiones de los registros existentes, particularmente para las categorías de clientes de mayor riesgo:
- Crear un expediente del cliente que debe contener todos los documentos e información recopilada por el sujeto obligado durante la relación comercial, con los soportes de su verificación. Este expediente y demás documentación deben mantenerse por un plazo de cinco (5) años.
- Establecer y ejecutar procedimientos de verificación ampliada sobre toda la información suministrada por el cliente.
- Obtener, evaluar y archivar información relevante y completa sobre las actividades de sus clientes; y, en el caso de personas jurídicas, sobre su constitución, autorización para operar, el nombramiento del representante legal, sus políticas de control interno y la calidad de supervisión a la que se encuentren sometidas.
- Realizar, en el caso de personas jurídicas, visitas para verificar su existencia real, prevenir actividades de fachada y corroborar que la naturaleza del negocio y/o actividad declarada guarde relación con el nivel de ingresos y perfil transaccional.
- En caso de que el cliente esté domiciliado en el extranjero, se deberá verificar la dirección exacta, el número de teléfono, apartado postal y dirección electrónica; y, requerir constancia de los permisos de la autoridad supervisora del país donde el cliente ejerza su actividad, cuando se trate de persona jurídica.
- Evidenciar y documentar el origen de los fondos utilizados en la transacción o de aquellos que se utilicen para el pago de los servicios que le preste el sujeto obligado.
- Obtener información de los accionistas o socios mayoritarios de las personas jurídicas que a su vez sean accionistas o socios del cliente del sujeto obligado.
Medios Magnéticos
- Transcurrido el plazo de cinco (5) años establecido, los registros de operaciones y los archivos de la información y documentación derivada de la aplicación de los controles adoptados para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo y otros delitos, con los respectivos respaldos, podrán conservarse en medios informáticos, de microfilmación o similares; y, deberán contar con requisitos de seguridad, niveles de autorización de acceso, criterio y procesos de manejo, salvaguarda y conservación, a fin de asegurar su integridad, confidencialidad y disponibilidad.
- Los sujetos obligados mantendrán los archivos magnéticos por diez (10) años, contados desde la finalización de la última transacción o relación contractual.
Acerca de EsRoBross – TIAG International
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