Mediante Acuerdo MDT-2015-0098, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 503 del 19 de mayo de 2015, el Ministerio de Trabajo creó el Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo “SAITE”.
Resumen del Acuerdo:
Obligados a llevar un Registro de Trabajadores:
El Art. No. 42, numeral 7 del Código del Trabajo, establece que el empleador se encuentra obligado a llevar un registro de trabajadores en el que conste el nombre, edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de ingreso y de salida, dirección domiciliaria, correo electrónico y cualquier otra información adicional que facilite su ubicación.
Utilización de la Herramienta Informática SAITE:
El Ministerio de Trabajo ha creado la herramienta informática SAITE, disponible en su página web, con el propósito de que los empleadores cumplan con su obligación de llevar una base de datos de sus trabajadores, así como para generar y registrar las actas de finiquito en caso de terminación de la relación laboral.
De utilizarse esta herramienta, no se solicitará el indicado registro en los procesos de inspección, y será un parámetro que reduzca su nivel de riesgo, dentro de la matriz de inspecciones que maneja el Ministerio del Trabajo.
Plazo para el Cumplimiento de la Obligación:
Hasta julio 18 de 2015, los empleadores deberán implementar los sistemas necesarios para el cumplimiento de la obligación indicada en el apartado anterior. Aquellos empleadores que opten por utilizar la herramienta SAITE deberán, dentro del mismo plazo, cargar la información de sus trabajadores.
El Ministerio del Trabajo migrará toda la información existente en sus bases de datos a la nueva herramienta, por lo que los empleadores únicamente deberán cargar la información de los trabajadores que no se encuentren contempladas en la referida migración de datos y de aquellos nuevos respecto de las cuales inicie la relación laboral.
Registro de Actas de Finiquito:
El empleador tiene la obligación de elaborar y registrar el acta de finiquito, así como la constancia de su pago, a través del SAITE, dentro de 30 días contados desde la terminación de la relación laboral, salvo en los casos de desahucio o terminación de mutuo acuerdo, que será́ en el plazo de 15 días.
En el SAITE se registrará la información del trabajador y se cargará el acta de finiquito, generada por el mismo sistema, debidamente firmada por las partes, y el comprobante de pago (cheque certificado, transferencia bancaria, acta de constancia de pago, en caso de haberse efectuado en efectivo), ambos en formato PDF.
Si el trabajador no acude a cobrar su liquidación o se niegue a recibirla, el empleador deberá consignar los valores en el plazo de 15 días, contados a partir del vencimiento del plazo indicado anteriormente, debiendo observar lo siguiente:
- Generar el acta de finiquito a través del SAITE;
- Acudir ante un Inspector de Trabajo, quien revisará el acta y autorizará el depósito a la cuenta del Banco del Pacifico a nombre del Ministerio del Trabajo; y,
- Cargar el comprobante de pago, en el SAITE.
Sanción por No Cumplimiento de la Obligación:
Este Acuerdo es de aplicación obligatoria para todos los empleadores, trabajadores y ex trabajadores. Por tanto, en caso de incumplimiento del registro y/o pago de la liquidación contenida en el acta de finiquito, dentro del plazo señalado, la autoridad laboral notificará al empleador con una providencia preventiva de sanción, para que en el término de 5 días ejerza el derecho a su defensa.
De no desvirtuarse la presunción del cometimiento de una infracción, se emitirá́ la resolución sancionatoria imponiendo multa de USD 200, caso contrario se emitirá una resolución de archivo.
La multa aplica por cada acta de finiquito no registrada y/o pagada dentro del plazo, sin que la suma de las multas en cada proceso sancionatorio supere los 20 salarios básicos unificados (2015 SBU = USD 354 x 20 = USD 7.080).